網路資訊／從草創邁入成熟　MIS的變革管理

作／林恩雅

在不同的企業階段，企業的制度、用人風格、以及控制方式都是不同的。例如在成長期的企業，通常以業務爲主導；但步入穩定期後，則是強調成本控制，重視制度的落實。

草創期可能是抓到某一個機會創業並站穩腳步，之後爲了成長往往會擴大投資、鬆綁控制以加快佔領市場的時程。過了高速成長期之後，營業額成長趨緩但成本費用逐漸拉高，於是公司開始加大成本控制力度，並評估是否有新的機會促使企業成長，如果轉型成功則企業會再成長，反之則開始進入衰退期。

資訊部門所要面臨的變革包括兩個部份：基於企業成長過程變化的變革，以及來自於外在環境的技術變革。

制度變革管理

相對性來說，小公司爲快速回應、彈性運作，基本上都是基於老闆觀念的人治。而較大、穩定的公司則會有較多的規章、制度來保證企業穩建運作。如果是上市公司，則還需接受會計師進行運作與制度的相關審查。

小公司通常只有1名MIS人員，也只使用Word、Excel等基本軟體，所以談不上所謂的資訊管理。但當公司成長到50至100人規模時，企業開始引進如ERP等軟體，資訊部門的角色就會越來越重要，與此同時便會開始建立資訊制度，例如開始對資訊軟硬體引入正式的請購、採購、驗收流程，對於員工使用ERP的權限開始進行控制、能否收發外部Mail、上外部網站等也約略會在這個時期開始進行管控。

用人風格變革管理

爲了成長與活命，草創期最不重視制度與控制！在此時期的用人方式主要靠老闆信任、以及英雄式員工的個人能力，但有時這種方式卻成爲企業日後成長的最大阻力。從很多個案都可以看到早期幫企業打天下、有個人英雄傾向的老員工， 在企業成長到某一定程度時由於不願改變反而變成企業成長的阻礙者。

到穩定期的企業用人風格上強調團隊、分工、企業意志優先於個人意志。對資訊部門而言，團隊也可能由2至3人擴充到10至20人，此時具有管理能力、理性、能站在公司角度看事情的人就會被公司重用爲資訊部門管理者，而開發人員則會被要求要能分工、文件化、具有專案管理意識，以確保所有的工作都能如實完成。

控制方式變革管理成熟期的企業對於控制的方式會在幾個地方顯現：可以接觸的資訊、可以使用的資源。

進入成熟期的企業由於ERP的導入促使製造、配銷、財務大量訊息集中於系統中，任何一個人要了解公司現況、或預估企業未來方向的員工都可以從中取得有價值的資訊進行分析。而這恰恰是強調內稽、內控的成熟期企業所不願意見到。例如從內控的角度來說，樣品規格、供應商選定、請購、詢比價、採購、驗收，會希望由不同人來做、並且彼此之間資訊不要太透明，以免公司內部與供應商之間「一條龍式的收賄貪污」事件發生，而這種思維反應在資訊部門上就是ERP的權限必須分級管制。

可以使用資源部份，則包括上網、QQ、Skype、對外郵件收發、公司內檔案存取權限等控制。這除了基於前述的內控與防弊外，近年來已有不少企業甚至進行員工與外部活動的紀錄(Log)，以做爲日後與內、外部有法律糾紛時的參考證據。

資訊部門在企業的成熟期階段必需建立相應的權限申請制度、資源申請制度、軟體資產管理制度，以及網路使用追蹤紀錄，來滿足企業上述的需求。

技術變革管理

這方面的變革源自於軟體廠商的變化，例如過去20年作業系統由文字模式的MS DOS到現今的Vista、Windows 8，軟體開發工具由VB 2.0到Visual Studio 2010甚至更高的版本。

這些變化都讓每一個企業內會有多種不同版本、不同平臺、不同開發技術的軟體並存於公司內。花一筆錢升級或替換掉老系統是老闆所不樂見的，如何讓這些技術並存並具有可維護性纔是資訊主管必需思考的問題。一般而言可以由以下幾個觀點來達成︰

1.確保系統的安裝手冊、操作手冊、規格資料、除錯資料的完整性，以保證可維護性。

2.確保每一個系統都有導入或導出的方式，以便於和其他不同版本或異質系統整合。

3.每一個系統都至少有1名系統維護者。

4.不要太刻意強調新技術的引進，企業需要的是能用，而非最新的技術。

網路資訊256期