總是無法升遷? 可能是老闆嫌你廢話太多

作者川上徹也摘自:《一言逆轉:逼人買到剁手指文案鬼才教你一句話的強大力量

▲想要抓住老闆的心,摘要出結論是最大的關鍵。(圖/視覺中國CFP)

●精選書摘

摘要力是指能夠將龐大的資訊,簡潔有力的彙整成重點的能力。做不出摘要的話,就不能說擁有一言力

英國前首相邱吉爾跟美國前總統雷根,都要求他們的幕僚把所有案件彙整成一張紙。

聽說軟銀會長孫正義口頭禪是:「所以結論是什麼?給我結論。」部屬報告事情時,如果沒有在開頭前10秒鐘講出重點,孫正義就會回「夠了」並轉身離去,不再聽第二句。

據說蘋果電腦創辦人史蒂芬賈伯斯也一樣,當部屬提出數個提案時,他會生氣說:「彙整成一個之後再來!」「再弄得更簡單點!」

並不是因爲孫正義跟賈伯斯比較特別,而是因爲才華洋溢的企業經營者,和對世界影響力深厚的領導者日理萬機,比較沒耐性,因此大部分的老闆都想立刻聽到結論。忙碌的高層沒有時間閱讀或聽取瑣碎的細節。另外,大部分聽取報告的人(評價判斷者),都相當瞭解案件的內容,因此,長篇大論他們已經知道的事情,只會惹毛他們罷了。

想要抓住老闆的心,一開始摘要出結論是最大的關鍵。如果自己是聽取報告的那一方,應該可以理解聽取沒有重點的報告有多痛苦吧。

沒有什麼比流水帳還要令人焦躁

假設,某一天客戶突然請你過去開會。你是主管,但當天有個行程推不掉,怎樣都無法參加那場會議,因此讓部屬過去拜訪。當你回到公司後問部屬:「談得怎麼樣?」

結果他回覆你:「鈴木部長出席了會議,他針對上次電視廣告企畫簡報提出很多問題。第一個問題是詢問交期,他問:『如果按照上次那個提案進行,交期真的沒問題嗎?』我回答,本公司會盡最大的努力。然後,第二個問題是關於廣告選角。他說社長夫人好像不太喜歡我們公司提案的演員,因此希望我們再提出其他方案。因此,我想要委託演藝經紀公司幫忙選角,以便提出新的提案。第三個問題則是......」聽到這樣的回答,你會怎麼想?

沒有什麼會比按時間序列詳述細節,卻看不到結論的報告,還要讓人覺得焦躁、不耐煩。

你應該會忍不住想問:「所以結論到底是什麼?」

「針對上次的簡報,鈴木部長請我們提出新案。有三個理由,第一......」

如果在報告一開始就先帶出會議的結論,然後依據對方的要求提供細節,這種部屬會獲得比較高的評價。爲什麼呢?因爲摘要出結論,能使人輕鬆汲取詳細的資訊。

用15秒摘要對話內容

口頭的摘要方式也是一樣。記得一開始就先帶出結論。首先,摘要主旨,明確傳達目的口語多少會有贅字,很難把字數壓在13個字以內。因此,養成習慣用15秒摘要對話目的。

15秒跟電視廣告長度相同(節目的廣告贊助商的廣告則是30秒),換算成字數的話,大概是60個字左右。15秒意外的可以讓你說很多。這樣的字數,聽者也能沒有壓力的聆聽。在對話時,對方如果話很多,就簡短摘要對方說話的內容吧。原封不動用對方的詞彙做摘要的話,只是鸚鵡學舌,對方不會覺得你理解了。

這時,用「你所說的是這個意思嗎?」作爲開場白,然後以自己的話來摘要,可以讓對方覺得你「真的有聽懂」。試着用自己擅長的領域比喻,也是不錯的方式。

剛開始摘要時,可能會跟實際內容有所偏離。但只要透過上述介紹的方法練習摘要,就可以減少沒摘到重點的情況。如果沒有仔細聆聽、理解並記憶對方的談話內容,便無法用自己的話做出摘要。沒有人會討厭用心傾聽、理解自己的人。這麼做,還能提升對方對自己的好感度。

▲摘要出結論,能使人輕鬆汲取詳細的資訊。(圖/視覺中國CFP)

★本文經方出版社授權,摘自《一言逆轉:逼人買到剁手指的文案鬼才教你一句話的強大力量》