唐鳳用「番茄鍾工作法」高效管理時間　適合3種人學起來

▲政務委員唐鳳曾提到自己採取「番茄鍾工作法」，高效率的管理時間完成每一件事。（圖／翻攝自唐鳳臉書）

文／劉奕酉

近日在商周上有一篇關於專訪唐鳳談論遠距工作與數位工具的文章，引起許多朋友不少的討論。除了她在這次防疫上透過大數據及人工智慧，製作專業口罩地圖及防疫路線，爲臺灣防疫把關作出的貢獻之外，她在專訪中提到的番茄鍾工作法，又再一次被拿出來討論。

什麼是番茄鍾工作法？番茄工作法，是一個超過三十年的時間管理工具，將焦點放在如何降低干擾對於認知上的影響，將更多的精力放在正在完成的事項上。

這套方法包含了五個階段：規劃、追蹤、紀錄、處理與可視化，簡單來說．規劃：決定一天的行動（Things to do today）．追蹤：收集行動的相關數據．紀錄：將一天所得的數據整理歸檔．處理：將數據轉化成資訊．可視：視覺化展現找出改善之處與方法

首先，找出完成事項耗費的精力？以一個番茄鍾爲單位來計算。

一個番茄鍾爲25分鐘，完成一個番茄鍾就短休息3～5分鐘，再展開下一個番茄鍾；每完成四個番茄鍾就長休息15～30分鐘，以此類推。在紀錄表上寫下每個事項完成需要幾個番茄鍾？

番茄工作法的目標是確保當前工作不被幹擾。儘量延遲這些干擾的活動，力求按部就班，納入由自己掌握的計劃鍾。

如果你是個容易受到干擾而分心，或是不懂得拒絕別人的要求，導致自己的步調總是被打亂、老是被牽着鼻子走的人。我想，番茄工作法可以幫你改善這個問題，重新奪回專注力的主導權。

番茄鍾工作法的本質：管理有限的專注力

我個人沒有在使用番茄鍾。正確地說，我「以前」用過，但現在沒有「照着公式」在使用。

對於番茄鍾工作法的使用者來說，許多人會以一天能完成幾個番茄鍾爲目標，但其實是誤解了時間管理的本質。

時間管理的本質，不是做更多事，而是用更短的時間完成目標；也就是提升效率與效能，而不是拉長工時。

假設你已經懂了番茄鍾，原本需要8個番茄鍾才能做完的事，現在只需要5個；然後發現這件事根本沒必要做，這5個番茄鍾其實可以省下來，用在更有價值的事物上。

你發現了嗎？

時間管理追求的是「少」而不是「多」，任何的時間管理方法，包括番茄鍾，都是建構在「有價值的」任務上。也就是說，待辦事項的管理必須在時間管理之前做好，纔會讓時間管理有意義。方向錯了，方法再對也到不了終點。只是瞎忙一場，徒增意義不大的經驗值而已。

常被問到的問題：我需要使用番茄鍾嗎？我想這個方法適合三種人：1️、不夠自律的人2️、投入工作，就不懂得休息的人3️、喜歡照表操課的人

通常，做事效率不好的人，是因爲不懂得掌控自己的專注力。而人的專注力是有限的，必須透過轉換與休息來維持長時間的高度專注。

就像工廠的產能排程一樣，不是開到最大就好，必須考慮到產線與維養的排程，不然掛機了更得不償失。

番茄鐘的本質，就是人的專注力有限。孩童的專注力大約20～30分鐘，成人約30～45分鐘，接近臨界點時注意力就會開始渙散，效率開始下滑。所以需要休息，消除認知疲勞、來重新將專注力抓回來。

一個番茄鍾設定爲25分鐘，可以說是多數人的專注力的臨界安全值。如果你發現自己的專注力可以維持40分鐘，那麼也可以調整自己的番茄鍾單位。

很多能力很強的人，總是不懂得配速，全力衝刺的情況下，短時間或許看到不錯的成效，但長期來說未必能持久，還會產生負作用。

我認爲對於剛開始學習的人來說，番茄鍾工作法有四個價值。番茄鐘的第一個價值，在於強迫你休息，以舒緩專注力空間的平衡，即使你不懂得如何管理專注力空間。

番茄鐘的第二個價值，在於外在約束的規律性。自律是違反常態的，所以有規則可以依循、可以管控自己，人會感到比較安心。同時，也可以省下專注力在從事的任務上，畢竟自律所耗損的專注力也是頗高的。

番茄鐘的第三個價值，學會時間顆粒的概念。你會習慣估算時間、懂得將任務拆分爲多個小任務，在持續有產出的情況下，也會讓你更有成就感往前進，是一種無形提升專注力的方式。番茄鐘的第四個價值，在於協同。

爲了讓團隊產生最有效率的運作，發揮一加一大於二的成效，時間管理需要共同單位，而25分鐘就是所有人的最大公約數。如果每個人都用自己的番茄鍾單位，就無法協同。

因此，瞭解了番茄鐘的本質，你該進一步追求的是專注力空間的管理。

有一個「心流」的說法，就是專注力空間的技巧，讓你在專注力最好的狀態，用最有效率的方式執行任務。

番茄鍾是一個簡單、有效的時間管理養成工具，但是當你已經熟練這個工具，希望進一步提升效率與效能，或是覺得這個工具自己操作上總是格格不入。或許，你該從本質出發，思考找到自己的專注力管理方式，調整這項工具。

我一直相信，是人使用工具，而不是工具控制人。工具既然是人創出來的，當然也可以修改、或是自己再創造一個，是吧？時間管理的鐘，應該在你心中。

我從番茄鍾工作法中體會到的三件事番茄鍾工作法不只是一個時間管理工具。在實踐這項工具的過程中，我更體會到三件重要的事：1、倦怠管理：該休息，就要休息2、時程管理：培養出時間顆粒的意識3、效能管理：提高專注力、避免無謂耗損

第一件事，是做好「倦怠管理」人的大腦持續運作會消耗專注力。如何讓大腦有效運用專注力、避免空轉耗損，懂得在工作與休息之間適度的切換，大腦纔會更有效率也不會過勞。在不少文章中都有提到過，高效工作者知道自己能承受的壓力是有限度的，並且會認真看待那個極限，通常是以50～90分鐘的密集工作爲一個單位，兩次密集工作之間會穿插短暫的7～20分鐘休息。

過勞倦怠，常常出現在竭盡所能發揮自我的人身上。這樣在壓力與休息之間輪流切換，可以讓人維持巔峰表現所需要的體力、心力和熱情。而番茄工作法在每一個番茄鍾之間都安插了一個短休息、每四個番茄鍾之間安排一個長休息，與上述的做法如出一轍，只不過用更簡單、規律的方式。

第二件事，是做好「時程管理」以秒、分或小時來衡量時間，都會感到時間「持續」流逝而焦慮，覺得沮喪而失去做事的動力。如果改爲事件接續的角度來看待時間，將時間切成顆粒似乎就比較不會導致焦慮。

時間顆粒，就是一個人安排時間的基本單位，也是一個人看待時間的方式。

多數高效工作者的時間顆粒會控制在30分鐘到一小時之內，而番茄工作法就是以30分鐘爲單位，其中25分鐘工作、5分休息。養成時間顆粒的意識，就能簡化時程計算、預估與管理的過程，將專注力放在完成工作上。

第三件事，是做好「效能管理」就如同所有的時間管理法一樣，番茄工作法是爲了節省不必要的時間浪費，而不是榨出時間做更多。我們該拚的是時效、而不是時長，而時效與專注力有很大的關聯。

人的專注力有限，而受到干擾分心、切換任務都會使得專注力耗損，如果能減少這些耗損，就能提高效率、完成更多的任務。面對干擾，主動奪回主導權最好的方式，就是延遲這些干擾的處理，先記下來、再來安排怎麼處理它。

數位時代，番茄鍾工作法還能發揮功效嗎？面對着數位時代帶來的影響，網路與社羣媒體改變了我們的習慣與行爲，甚至可能都用手機取代用手錶與時鐘了。這套方法還適用嗎？

其實，從番茄工作法的本質「減少干擾的影響、提高專注力」來看，數位時代的干擾有增無減，能讓我們分心的東西實在太多了，反而更需要番茄工作法的協助，當然應對干擾的難度也更高。

過去使用計時鐘與紙本記錄的方式，現在則有更多的選擇，甚至可以透過實體與數位工具並用的視覺化管理，創造出更大的彈性、更有效率的追蹤及改善。實體紙本有助於提高動機、加強記憶、而數位管控可以即時調整時間視角，進行快速回顧與事件比較，掌握所處環境的變化。

無論時代如何變遷，最常帶來干擾的始終是我們的頭腦。面對干擾的最佳方式就是加以接受、心平氣和的處理；即使真的分心做了其它事也沒關係。

下一個番茄鍾會更好，放輕鬆吧！

原文出自《唐鳳都愛用的「番茄鍾工作法」是什麼？善用番茄鍾工作法，提高專注力、重新奪回生產力的主導權》

★本圖、文經作者劉奕酉授權。劉奕酉，現任鉑澈行銷顧問策略長、簡報．簡單報創辦人，2017年起成爲知識型自僱者，專注於職人簡報、邏輯思考與商業思維的研究、培訓與顧問服務，至今已累計百場以上臺灣百大企業培訓與演講，相關著作有《我用模組化簡報，解決99.9%的工作難題》。