老是覺得時間不夠用 有效的時間管理才能創造績效

▲ 許多人常常會有時間不夠用的感覺。(圖/取自免費圖庫xframe)

● 餘祖慰/朝陽科技大學保險金融管理系副教授

您是否有曾經待辦事項數不清、常常覺得時間不夠用、陷入焦慮、拖到火燒屁股才胡亂交差、壓縮到寶貴的下班後時間,然後懊惱:「早知道,就早點做…」。

在職場上的工作夥伴,最常遇到的事情之一就是時間要如何管理?其實,時間管理不是要把所有事情做完,而是更有效的運用時間。時間管理的目的除了要決定該做些什麼事情之外,另一個很重要的目的也是決定什麼事情不應該做。從另一角度思考,時間管理最重要的功能是透過事先的規劃,做爲一種提醒與指引。

首先,就管理者而言,如何將時間管理分配適當,來達成企業所賦予的目標,其實與效能(Effectiveness)及效率 (Efficiency)有很大的關聯。現代管理學之父彼得杜拉克(Peter F. Drucker)表示:「效能是做對的事(Do the right things),重點在於目標達成度,例如產品讓顧客滿意的程度;效率是把事情做對(Do the things right),則偏重於企業資源的使用率,是指投入與產出之間的關係,能利用相同投入獲致更多產出,或是更少的投入獲得相同的產出」。一般來說,效能與效率都是管理者所追求的,但兩者無法兼顧時,管理者應以效能爲優先,因爲效能是有方向的,效率則否,如果效能的方向不對,再高的效率也無濟於事。管理的「效能」與「效率」如圖所示:

▲ 管理的效能與效率。(圖/作者餘祖慰自行整理)

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其次,主管最大的困擾來自於:

一、來自外界環境的干擾:隨時得放下手邊的工作去做別的事情。擔任主管的責任之一就是集合衆人的努力,共同完成一份工作。也就是說,主管的工作有很大的一部份需要與別人互動,外界環境的干擾亦是主管工作的一部份。大陸央視《雍正王朝》電視連續劇中曾有一段敘述:「康熙皇帝在位時,曾告誡皇四子胤禛(雍正)說:『成大事者,必須要有個替身』」。雍正的替身在內,朝廷中有張廷玉(軍機大臣)、馬齊(軍機大臣)、胤祥(怡親王)及胤禮(果親王);在外,有李衛、田文鏡及年羹堯等封疆大吏。俗語說:「孤木撐不了大梁」,換言之,管理最佳解釋就是「羣策羣力,以竟事功」。

二、做事沒有方法:我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做事,事實上,這並不是最有效率的方法。完成一件事情,可以有許多方法,重點在於能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了,先花幾分鐘的時間衡量一下,有什麼方法可以更有效率的完成事情。誠如《中庸》所言:「凡事豫則立,不豫則廢」。

▲ 完成一件事情,重點在於能否找出最快速的方法。(圖/取自Pixabay)

三、必須是有效的溝通:如果真要開會,要避免毫無結果的討論。當我們遇到問題時,第一個想到的是找人開會,希望多一點人一起商量討論。但是「會議的核心目的在於做出決策,而非討論。」主管應該事先分析問題的可能原因、可能的解決方法,然後在會議上提出來讓大家討論,聽聽其他人有什麼想法。這樣可以讓原先的思考更爲完整,而且可以當下做出決策,開完會後就能立即開始工作。然而,實務上,企業在開會時,往往會花費大量時間在討論無關緊要的瑣事,但是真正重大的決議,反而可以輕鬆過關。這種現象是由於人們對大議題較難有全面性的理解,是故怕貿然提出建議,可能會失言;相反地,對於一些簡單瑣碎的小事,有相當的認識,因此,意見特別多,造成公司會議時間與議題之重要性成反比現象,此種現象在組織行爲稱之爲芝麻綠豆定律(Law of Triviality),又稱雞毛蒜皮定律。特別值得一提的是,在職場上,當我們接獲一個任務時,最關心的是「什麼時候要完成」,而非「必須花多少時間」,這種心態會導致時間被浪費、工作流程效率不彰。例如您被交代爲期兩週要完成的企劃提案。由於知道有許多時間,可能很放心。然而,由於到達期限之前還有很多時間,也因此花費(比必要時間)更長的時間完成手上的工作,或是拖延到截止日期幾乎要到了才完成工作。換言之,「工作總會不斷膨脹,直到填滿所有可用時間。」(Work expands to fill the time available for its completion.),意即人會不斷拖延、分心、增加任務複雜度,直到時間用盡。從另一角度來看,主管喜歡在工作時間上以增加用人的方式來顯示其權勢,而組織人力越多,則冗員越增;同理,可運用的工作時間愈多,可運用的人越多,往往效率愈低,此種現象在組織行爲則稱爲帕金森定律 (Parkinson's Law)。

▲ 會議的核心目的在於做出決策,而非討論。(圖/Workworks職場人)

最後,有效管理時間的五大關鍵:

一、從可掌控的部份開始:主管在進行時間管理時,可以從自己可能掌握的部份開始,包括與下屬的互動時間和完全屬於自己的時間。

二、分辨不同性質的工作:根據美國密西根大學心理學和神經學科學家最新研究發現,人的大腦在持續不間斷處理一件事情時,才能發揮最佳功能。因此,最佳的工作方式就是將性質類似的工作集中在同一時段完成。您可以將工作分成兩大部份:

1. 需要高度花費心思的工作,例如撰寫報告、擬定計劃等。

2. 不需要花費太多專注力的工作,像是處理文書作業、電話連繫等。

三、排定事情優先順序:可以採取ABCD模式,例如 A級工作:非常重要、必須立刻完成;B級工作:很重要,但有較多緩衝的時間;C級工作:可以做的事,但是沒有很重要,要不要做也沒有太大的影響;D級工作: 既不重要也不急迫。

▲ 排定事情優先順序,是有效控管時間的一大良方。(圖/Workworks職場人)

四、把工作分成小工作去做:養成所謂「強制去完成」的良好習慣,會爲您每天省下很多時間,例如「義大利臘腸切片法」,義大利臘腸在切開之前的樣子非常笨重,而且看起來倒胃口,但把它切成薄片以後,看起來就不一樣,切了以後,就可以處理它了,也就是可以用您的牙齒大嚼一番。

五、留點時間給自己:主管不僅是做事的人,而且更是一位決策者(Decision-maker)。同時,主管工作很重要的一部份就是策略規劃,例如公司未來的經營管理或是新市場的開發等。儘管工作再忙,都應該留給自己一點時間,在不受打擾的狀況下,專心的思考一些問題。開始一天工作之前,如果能花費15分鐘仔細思考您要做些什麼,就能節省一整天不必要的時間浪費。

簡言之,時間管理就是一種工作習慣的養成,它就是生活的一部份,而非是額外的工作。當您有了良好的工作習慣,對自己、對周遭的人都是好事一樁。在西方流傳着一則古老的笑話:一位下級軍官問普魯士腓特烈大帝(Frederick the Great)說:「爲什麼我跟隨你出生入死,歷經百戰,爲什麼始終只能位居低層,不能像其他袍澤一樣,節節高升,光宗耀祖呢?」腓特烈大帝面帶微笑,指着一頭正由身邊經過的驢子答道:「你知道嗎?這頭驢子也跟你一樣跟着我出生入死,身經百戰,但牠仍然是一頭驢子」。這一則充滿寓言精神的故事,正隱喻着告訴企業主管們,有效的時間管理重要性,才能創造績效,一味的蠻幹,只會徒勞無獲。身爲主管們應該牢記在心,時時警惕與勉勵吧!

▲ 有效的時間管理重要性,才能創造績效。(圖/Unsplash)

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