大聯大曾國棟活用二八法則：不做刪除 時間怎麼會增加？
40年的經營管理功力，無論是精準決策、績效管理或自我修煉，曾國棟（圖）將二八法則發揮到極致。(圖/郭涵羚攝)
做爲亞太最大半導體零組件通路商，大聯大控股副董事長曾國棟跟朋友一起打球或聚餐時，經常看到他們不是邊上果嶺邊按手機回訊息，就是吃飯時心不在焉，飯沒吃完就趕去處理公事。
企業界朋友常好奇問身兼友尚董事長的他：「你的公司營業額千億，員工也上千人，又有那麼多部門與分公司，爲什麼沒那麼忙？」
這是因爲，多年來他都用一個法則來做好時間管理，讓他無論做任何事都遊刃有餘，它就是許多人耳熟能詳的「二八法則」（編按：又稱關鍵少數法則，即8成的效用往往只來自於2成的事務）。
「大家對二八法則的認知，只知道80％的業績來自20％的客戶，」曾國棟說，它還能用在更多地方。
他認爲，無論老闆、主管或是員工，都應該要把80％的時間用在20％最重要的工作上，因爲，如果能把最重要的事情做好，其實就能解決8成的問題，更能創造80％的價值。
就像疫情期間在家工作，時間容易就消耗掉，用二八法則去切割、分析自己時間怎麼花的，才能找出浪費所在，「時間是固定的，不刪掉某些東西怎麼會增加？」他說。
小至每天行程的安排，大至如何訂立公司明年目標，甚至招募人才，曾國棟都可以靈活運用二八法則做判斷。
他強調，時間管理有一個前提，那就是堅持自己的每日行程都由自己來安排，不能靠秘書。原因是，很多突發狀況只有身經百戰的主管能做專業判斷，秘書只會幫老闆填行事曆空格，卻無法協助判斷事情二八分配的重要性。
他笑說，許多老闆不知不覺都被秘書控制了時間管理，每次他跟朋友約吃飯，朋友都會回說：「我回去問我秘書。」結果一來一往，浪費很多時間；又或者吃飯到一半就準備離開，因爲秘書已經安排了下一個行程，「這個行程很重要嗎？」他反問朋友，得到的回答是「我也不知道重不重要，但是已經排了，不好意思不去。」無形中，浪費很多時間在做不重要的事。
「秘書的作用應該是去執行我已經安排好的事情，」他強調。
因此他將每天行程都記錄在手機裡，若碰到今天臨時要安插一個會面或會議，就運用二八法則：「這個突然來的（行程）目的跟你是不是有產生交集，或對你是否重要，或他時間是否能改？」他說，先思考突發事件的重要性，再放到當日所有行程中，重新篩選出20％的重要事務來排序。
他解釋，很多管理者被行程安排綁得死死的，碰到臨時狀況沒有先考慮重要性，或是授權秘書以「行程已滿，改天再約」來回絕，萬一這個突發的求見者沒見到你，改去找競爭對手怎麼辦？
自己安排行程，他認爲反而可以節省很多時間，尤其現在數位工具發達，好用的數位軟體推陳出新，他帶着手機與iPad，任何地方都是他的辦公室，甚至可以「秒速」處理公事。
員工丟文件過來，他立刻打開熒幕看，用二八原則去思考它的重要性，然後用手指滑動熒幕，把它們歸類到不同屬性的資料夾裡。例如，不緊急的文件，就先放在草稿夾當中，等有空檔再處理；如果是重要又急迫的，他當下就改好，再回傳到員工信箱，一氣呵成。
年度目標設定、客戶管理都能用：釐清明年該做什麼事、找出潛力客戶
二八法則，也可以運用在年度目標設定上，尤其疫情衝擊各產業，公司各部門也因此產生新的工作，事情變得多如牛毛，更需要篩選優先順序。
「首先，你要把疫情當作已經回不去的狀態，把它當成常態，在這常態下，你該做什麼事？現在就要開始列出來。」他說。例如，因疫情無法拜訪客戶，應該要做哪些事情來替代、公司花錢的優先順序等。
隨着年關將近，各公司都在進行年度目標設定，他會先請各部門自己去羅列討論該部門明年要做的事情，例如因應遠距工作需要增添哪些設備？改變哪些作業系統？增加或是裁撤哪些事物，都先用二八法則來篩選，再彙總到他這裡，然後大家一起坐下來用二八法則，決定最優先的事。
「如果一次二八篩選還不夠，就再二八一次，最後就能聚焦。」他說。
此外，在客戶經營上，很多人只看過去交易紀錄，依據購買金額或是淨利大小，乍看是按二八法則來篩選重要客戶，卻反而忽略潛力客戶。
「基本上，只要看客戶的資本額及營業額，加上與自己產品的交集度，以及客戶在該領域地位，就能夠判斷潛力。」他舉例，客戶資本額大表示可以做很多生意；資本額不大但營業額大，表示信用好；又或者，資本額與營業額都大，代表有大量購買產品或是原料的需求，都是潛力客戶。
對於既有客戶，如何應用二八法則管理？他會依照客戶過去的貢獻度，例如營業額、毛利、淨利或是特殊貢獻，加上未來潛力，將客戶分爲A、B、C級。對於佔據80％貢獻度的20％ A級客戶，他會派遣優秀的業務人員做專人服務，因爲他們是公司的衣食父母；另外的80％客戶，他會按照潛力客戶定義，再用二八法則篩選一次，找出重點潛力客戶、重新經營，如此一來，整體績效就能提升。
老闆用來面試重要主管、員工拿來檢視8小時工作優先順序
甚至，曾國棟也將此法則運用在招募人才上。
例如，他以下的兩個階層主管人選，他一定會親自面試，以此類推，公司其他的主管，也一定要親自面試自己往下兩層的人才。
他解釋：「如果我找一個只有60分的中高階主管進來，我交代的事情他只聽懂60％，帶團隊的績效也只會有60分，甚至更低。」所以找中高階主管人才是他一定親力親爲的事。
但他補充，招募的二八法則不是隻用職位區分，還要看重要性高低，例如公司總機人選他一定親自面試，因爲總機要面對外界，如果態度不好，影響的是公司整體形象。
管理者用二八法則，員工同樣也可以善用二八法則來管理主管交代的事情，「每天只有8小時的工作時間，也可以用二八方式決定8個小時內，哪一個要先完成？」他說，就算工作量忽然增加，或是臨時插入其他任務，只要懂得選定優先性，也不會臨陣慌了手腳。
看到這裡，你可能會發現，落實二八法則最困難和最關鍵的，就是決定什麼事情優先。要克服此點，其實也可從逼自己選出「80％的次要事務」開始，就像曾國棟所說，「不刪掉某些東西，時間怎麼會增加？」
《商業週刊1725期》