經濟選書／智慧用時 e-mail管理事半功倍

《成功人士的用時智慧》書封 臉譜出版／提供

蘿拉．梅．馬丁十幾年前開始在Google工作時，展開了20%計劃，也就是Google員工一週可以花一天在自己設定的計劃上。馬丁利用這個時間研發一套關於有效管理收件匣的內部訓練課程（哇，夢想中的工作！）。總共有數千位Google員工上了這堂課。後來，馬丁把她熱愛的計劃轉變爲執行生產力顧問這個全職職位（好，這真的是我的夢想工作），一對一協助Google的主管階層變得更有生產力。

馬丁把電子信箱比喻成剛洗好的衣服。「假裝你的烘衣機就是你的收件匣。想想看大部分的人現在是怎麼處理電子郵件的：他們會伸進烘衣機拿一件衣服，折起來，然後一路走到衣櫃，接着再走回來。」

「接着，他可能發現有一件褲子還是溼的，於是他們想：『噢，那就丟回去跟其他乾衣服放在一起。』如果是收件匣，這封信可能會被標示爲未讀，因爲你現在不想處理它。接着，你找到一隻襪子，不知道另一隻在哪裡，但你還是把它收起來，即使你知道你之後得再回頭處理。到最後，你會想：『我要重新啓動烘衣機，明天再來看。』」

馬丁解釋，電子郵件會讓人備感壓力，原因就在於人們用這種方式對待收件匣──挑來挑去。馬丁說，人們必須像對待烘衣機那樣對待電子信箱—把烘衣機清空，然後拿出所有衣物、放成一堆，接着一件一件折起來，收進衣櫃。

對馬丁來說，打開收件匣是她刻意做的決定，她不會毫無目標地看東看西。爲了讓自己更有生產力，她在檢視電子信箱時會使用一套非常明確的工作流程。

首先，馬丁會把所有新收到的電子郵件分成三堆（以Gmail爲例，就是三個不同的標籤或收件匣。第一堆是「待辦」，也就是她需要自己處理、不需要他人貢獻任何心力的東西；第二堆是「等待中的待辦」，也就是她需要處理、但是要等別人貢獻心力或迴應才能處理的東西；最後一堆是她必須閱讀的電子郵件。

馬丁會在一天的開始打開收件匣，按照時間順序，把所有新收到的電子郵件進行分類，使收件匣歸零。「我會使用自動推進這個功能。這會強迫我閱讀下一封信，而不是回到烘衣機，挑出我覺得看起來很閃亮亮的東西。」接着，每一封電子郵件都會分到三個類別的其中一堆或是歸檔。

在處理這三堆電子郵件時，馬丁會根據自己的精神狀態來選擇任務。「假如我有不受打擾的兩個小時，我知道我可以深入處理待辦這一堆，我就會打開那個資料夾，其他的收件匣都不看。我只把注意力放在需要折的那一堆衣服，然後把它們一件一件折起來。」這番話讓她聽起來很像家事女神，但她其實是電子郵件達人。

下午精神較差時，馬丁會利用這個時間查看「閱讀」資料夾的信件；一天接近尾聲時，她會到「等待中的待辦」資料夾，看看有沒有任何信件阻礙她的進展，能夠現在處理，或者有沒有任何信件有時間限制，需要趕快完成。

馬丁說，關於電子信箱，她只有兩條規則。「把它當成剛洗好的衣服，一天處理一到兩次。我不建議你只檢查電子信箱一次，因爲對很多人來說，這很不切實際。

比方說，你可能會錯過跟下一場會議有關的資訊。所以，你可以打開收件匣，但是如果你有排定什麼時候工作，時間到就要把它關起來。」（摘自《成功人士的用時智慧》，臉譜出版）

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